Det siger dit omstillingssystem om dig

I mange virksomheder er det naturligt, at kommunikationen med kunderne, sker over telefon eller mail. Det er vigtigt at skabe et godt indtryk hos kunden, så I fremstår som en troværdig virksomhed. Får kunden et dårligt indtryk over telefonen, kan det være medvirkende til, at kunden ikke længere ønske at være kunde hos dig. Det er vigtigt for kunden, at du har gjort det nemt at kommunikere med de rette afdelinger. Har du styr på dit omstillingssystem, får kunden ligeledes et indtryk af, at der er tale om en virksomhed, som har styr på sagerne.

Hvordan skal virksomhed fremstå?

Det siger meget om dig og din virksomhed, hvilken musik kunden får i øret, når de må vente. Derudover betyder det meget om du har en velkomsthilsen til kunden, og om du lyder kedelig eller glad i dit telefonspeak. Da du ikke har mulighed for at kommunikere med kunderne direkte, har de ikke mulighed for at læse dig som person. Det er derfor vigtigt at du får afspejlet din og din virksomheds personlighed i dit omstillingssystem, så kunden får et godt indtryk af, hvem og hvordan din virksomhed er. Vil du fremstå som seriøs, munter, troværdig, hyggelig eller kedelig? Det er op til dig, og du kan påvirke hvad dine kunder tænker om dig og din virksomhed gennem dit omstillingssystem.

Ventemusik til de ventende kunder

Hvis der ofte er kø eller ventetid for kunderne, når de skal i kontakt med dig eller andre i virksomheden, kan det være en god idé med ventemusik. Det gør både ventetiden kortere og en smule mere hyggelig, hvis de har musik i røret frem for den kedelige og monotone bip-lyd.

Der er selvfølgelig forskel på hvilken musik, bestemte typer af virksomheder typisk vælger. Musikken fortæller, selvom du ikke tror det, lidt om hvad det er for en virksomhed man kommer i kontakt med. Vil du ikke fremstå som en meget seriøs og kedelig virksomhed, er det eksempelvis en dårlig idé at vælge operamusik som ventemusik til kunderne. Vil du fremstå som en frisk og hyggelig virksomhed, bør du i stedet gå efter musik, der signalerer dette. Vælg en sang med et godt beat, som får kunden til at rokke med til musikken. Det er hyggeligt og sjovt for kunderne at blive mødt at god musik, og det er ligeledes med til at give dem et godt indtryk af, hvem du er som virksomhed.

Brugervenligt tastesystem

Ud over at få god ventemusik i øret, er det ligeledes vigtigt for kunden, at det er nemt at komme i kontakt med den rette afdeling. Du kan gøre det nemt for kunden, ved at lave et nemt tastesystem til kunden. Hermed kan kunden selv taste sig frem til den rette afdeling. Det siger noget om dig og din virksomhed, hvis du har lavet en tastemenu, som både er nem og gennemskuelig for kunden. Lav ligeledes et telefonspeak, hvor du med en klar og tydelig stemme, forklarer kunderne om deres muligheder. Hvis du kan undgå det, bør du holde dig fra at tale med en lav og monoton stemme. Det er både kedeligt og trættende for kunden. Lav derimod et telefonspeak, hvor du taler klart og med en munter holdning. Det vil dine kunder uden tvivl sætte pris på.

Talebeskeder som breakere

Når du har styr på din ventemusik og tastemenuer, bør du overveje at gøre aktivt brug af talebeskeder som afspilles under ventetiden. Og nej, beskederne der afspilles her, behøver ikke at være i samme stil som dem du møder når du ringer til en offentlig myndighed – du kan sagtens sige andet, end at dine kunder kan klare sig selv og selv hente information på din hjemmeside. Vælger du en at benytte en uformel tone når folk ringer til dig, kan du eksempelvis bryde ventetiden op med små sjove facts om din virksomhed. Dermed kan du fange din kundes opmærksomhed, uden at virke påmasende. Gør du dette rigtigt, vil du derfor efterlade et godt indtryk af dig og din virksomhed.