Minimér ventetiden for dine kunder

God kundeservice kræver gode og søde medarbejdere, som er forstående overfor dine kunders problemer og spørgsmål.

For at optimere den gode kundeservice, er det dog også vigtigt, at dine kunder ikke bruger for lang tid i kø, når de skal igennem på telefonen. Du kan gøre dit for, at opkaldet bliver både overskueligt og hurtigt for kunden, ved at holde styr på følgende:

Gør det overskueligt og nemt for kunden

Det kan gå galt allerede fra start. Hvis det ikke fremgår tydeligt af jeres hjemmeside, hvem man skal ringe til og hvad nummeret er, kan kunden komme til at bruge lang tid på at søge rundt på jeres site. Det er ikke god kundeservice, hvis vigtige oplysninger såsom telefonnumre, ikke fremgår tydligt af hjemmesiden. Hvis I har forskellige numre, som kunden kan ringe til, skal det fremgå tydeligt hvilket nummer der skal ringes til i bestemte situationer. Giv eventuelt kunden mulighed for at ringe direkte til bestemte afdelinger via direkte telefonnumre på hjemmesiden. Hermed slipper kunden for at sidde i kø til den forkerte afdeling, og der spares tid i forhold til at I skal viderestille kunden.

For at minimere ventetiden for kunden, er det ligeledes vigtigt at I har et nemt og overskueligt tastesystem. Det må ikke være besværligt for kunden at taste sig frem til den rette afdeling, og det må heller ikke tage for lang tid. Med en logisk tastemenu kommer kunden hurtigere igennem til den rette afdeling, hvilket både er en fordel for kunden og jer.

Snakker du for meget?

Det handler om at gøre ventetiden for kunderne så kort som mulig, og det er derfor også vigtigt at der ikke er for meget tale inden kunden ryger i kø. Fortæl kort hvad kunden skal taste for at blive viderestillet til den rette afdeling. Gode tilbud eller andre beskeder som ”vidste du at …” kan du vente med at komme med, til kunden allerede sidder i kø. Saml det meste af informationen til det tidspunkt hvor kunden allerede venter – på den måde sparer kunden tid, og slipper derfor for at blive utålmodig.

Det er en god idé at informere kunden om frokosttider, hvis I ikke har folk siddende ved telefonerne i dette tidsrum. Denne information skal selvfølgelig komme som det første, så kunden ikke ender med at sidde i kø, for derefter at få at vide, at der går 30 min. før en ledig medarbejder vil være til stede. Du kan eventuelt lukke for telefonnummeret ved frokost, så kunderne ikke er i tvivl om, at der holdes frokost. Er du kunde her hos 5tel kan du nemt sætte automatiske åbningstider op, så beskeden kommer op som det første, når kunden ringer til jer i frokostpausen.

Få ventetiden til at føles kortere

For større virksomheder kan det være svært at gøre ventetiden kort for kunden. Det er dog vigtigt at kunden kan komme nemt og direkte i den rette kø, så ventetiden ikke er forgæves. Er ventetiden alligevel en smule lang, kan det være en fordel at underholde kunden, mens han eller hun venter. Én ting er hvor lang ventetiden er, en anden er hvor lang den føles som. Fortæl om gode tilbud, eller lad kunden høre god musik mens der ventes.