Når du skal vælge arbejdstelefon, er det vigtigt at du ser på jeres behov og den daglige arbejdsdag. Tag altid udgangspunkt i en helt normal hverdag, hvis du skal vurdere hvilken telefon der er smartest at investere i.

Mobil som arbejdstelefon

Det er en fordel af have en mobil som arbejdstelefon, hvis du ofte er på farten. Sidder du ikke ved sit skrivebord til daglig, giver det ikke mening kun at investere i en IP-telefon, som du ikke kan tage med dig. Har du ikke en mobiltelefon som arbejdstelefon, men skal kontoret ofte have fat på dig, mens du er på farten, er viderestilling ikke muligt. Du lader dig derfor begrænse hvis du er på farten uden en mobil arbejdstelefon. Alt fra sælgere til håndværkere, som ofte er ude, i stedet for på kontoret, vil nyde godt af en mobilabonnementsløsning.

Du behøver ikke være bange for dårlig dækning, som kunde hos 5tel. Vores mobildækning er rigtig god, hvilket vi ved er vigtigt for dig, når du skal have kunder eller medarbejdere. Med et abonnement fra 5tel benyttes Telenor og Telia’s netværk, som af mange betegnes som Danmarks stærkeste netværk.

Du skal ligeledes ikke være bange for at miste de fordele, som der er ved en IP-telefon. Du mister nemlig ikke den smarte omstillingsfunktion, hvis du vælger mobiltelefonen som arbejdstelefon. Derudover er det muligt at sætte opkaldet på pause samt viderestille til andre medarbejdere.

Husk opladeren til mobiltelefonen

Ulempen ved at vælge en mobiltelefon er, at du konstant skal holde den opladet. Har du ikke opladeren med på farten, og er mobiltelefonen ikke blevet opladet på kontoret, kan du risikere, at du står uden telefon på farten. Dette er naturligvis en ulempe, hvis dine kunder eller medarbejdere skal have fat på dig.

IP-telefon til den faste arbejdsplads

Sidder du derimod på kontoret fast, kan du nyde godt af en IP-telefon. IP-telefonen er fast placeret på skrivebordet, og er derfor altid tilsluttet strøm. Du skal derfor ikke, som ved en mobiltelefon, huske på oplader. Derudover er IP-telefonen altid tilsluttet internettet.

Det er som sagt muligt at viderestille og sætte opkald på pause med en mobiltelefon, ligesom det er på IP-telefonen. Det kan dog være mere overskueligt at viderestille på en IP-telefon. Du har alle knapperne foran dig, hvilket er rart hvis du eksempelvis har mange i kø og derfor er stresset. Derudover har du mulighed for at få mange andre features til din IP-telefon, som gør din arbejdsdag nemmere og mere overskuelig. Du kan eksempelvis se en oversigt over de opkald der står i kø, samt se hvilken kø opkaldet kommer – eksempelvis om kunden har tastet sig videre til salg, receptionen eller kundeservice. Især hvis I besvarer mange opkald fra kunder, er det en klar fordel at have en IP-telefon. Det er nemt at købe et headset, og sætte til IP-telefonen fast. Dermed kan du nemt snakke i telefon, samt klare andre opgaver på samme tid.

Mobil og IP-telefon i samme løsning

Men hvorfor lade dig begrænse? Det behøver ikke være et enten-eller-valg, når du skal investere i arbejdstelefoner. Hos 5tel kan du eksempelvis kombinere IP-telefoni og mobilabonnementer, hvilket er et helt særligt tilbud til vores kunder. Med en sådan løsning kan du både have en IP-telefon stående på skrivebordet samt have en mobil med dig når du er på farten, er på forretningsrejse eller i sommerhus. Det er klart en fordel at lave en kombination af IP-telefoni og mobilabonnementer, og det er klart den mest fleksible løsning til dig, som både går rundt på kontoret, er på farten og bruger tid ved skrivebordet.

Valget er naturligvis dit! Løsningerne kan tilpasses dig. Du ved nemlig selv, hvilken telefonløsning der passer til dig og din hverdag.

The post IP-telefon eller mobil – hvad skal man vælge? appeared first on 5tel.

Man kan nemlig ikke blot bruge en kendt sang som ventemusik, hvis man ikke har betalt for rettighederne først.

Ventemusik som en salgsfremmende metode

Er der lang ventetid for dine kunder, når de skal igennem på telefon? Hvis du vil undgå sure og utålmodige kunder i den anden ende af linjen, bør du gøre ventetiden kort og spændende. Hvis det ikke er muligt for jer, at holde ventetiden helt nede, kan I med fordel få ventemusik til jeres firmatelefoner. I stedet for at blive mødt af den kedelige og monetone bip-lyd, kan kunderne i stedet blive mødt af lækker jazz-musik eller en populær sang fra radioen, når de venter på at komme igennem til jer.

Det er en god investering, at købe ventemusik til omstillingssystemet. Det gør telefonoplevelsen bedre for kunden, og ventetiden vil føles kortere. Derudover kan ventemusikken være med til at repræsentere jer som virksomhed.

Hvilken musik må du bruge?

Når du skal vælge ventemusik, er det vigtigt at du vælger musik, som passer til jeres virksomhed. Hvilke typer af kunder ringer typisk til jer? Er I en virksomhed, som er nede på jorden, eller ønsker I at signalerer kvalitet allerede inden kunden kommer igennem på telefonen? Det er vigtigt at I finder den helt rette musik til jer.

I skal dog være opmærksomme på, at det ikke er al musik, som I kan bruge gratis. Kunstnere, pladeselskaber og sangskrivere skal naturligvis betales for deres arbejde, og derfor er det ikke tilladt at bruge musikken gratis i offentligheden. I Danmark har vi ophavsretsloven, som beskytter kunstnere mod, at deres musik bliver brugt i offentligheden uden at de bliver betalt for det. Det er altså et lovkrav, at du ikke blot kan bruge musikken som ventemusik, uden at have fået tilladelse fra kunstneren. I Danmark er det Koda der varetager kunstnernes interesser. Det er altså herigennem du kan betale for brug af musikken, så musikernes rettigheder bliver beskyttet og så de får deres retmæssige betaling.

Hvornår skal jeg betale for brug af musikken

Musikken ejes af komponister og sangskrivere, og derfor kan du naturligvis ikke blot bruge musikken. De rette ejere skal betales, når du vælger at bruge deres arbejde. Det er dog ikke al musik du skal betale for. Vælger du en populær sang fra radioen som ventemusik, skal du naturligvis betale for den. Der findes dog det såkaldte licensfri musik, som ikke kræver betaling til Koda. Du kan på nettet selv finde den licensfri musik, hvis du ønsker denne som ventemusik. Ofte er der ikke tale om sange som sådan, når man køber licensfri musik. Der er derimod ofte tale om instrumental musik, som kan bruges som stille baggrundsmusik. Som 5tel kunde, kan du vælge mellem en række licensfrie musikstykker, under opsætningen af dit omstillingsanlæg. Du skal hverken betale for brugen af denne musik til os, eller til Koda.

Ønsker du derimod populære sange som ventemusik, skal du registrere det på Koda.dk. Her skal du betale 2.570 kr. for op til 20 telefonlinjer. Din ret til at bruge musikken, gælder så ét år. Har du flere telefonlinjer, skal du blot betale 399,50 for 20 ekstra linjer.

Musikere og pladeselskaber skal betales for deres arbejde

Det kan virke irriterende, at man skal betale ekstra for at få ventemusik på sin telefon. Det er dog vigtigt at huske på, at de rette ejere skal betales for deres arbejde. Du ønsker naturligvis at blive betalt hvis dit arbejde bliver brugt af andre, og det samme gælder for musikere. Sørg derfor for at betale retmæssigt gennem en musikaftale med Koda.

Hvis du ønsker hjælp til at lægge musikken ind på dit omstillingssystem, kan du naturligvis få hjælp af os. Du kan blot give os et kald eller kontakter os på mail, så hjælper vi med glæde med opgaven!

The post Brug af ventemusik – regler, krav og betalinger appeared first on 5tel.

For at optimere den gode kundeservice, er det dog også vigtigt, at dine kunder ikke bruger for lang tid i kø, når de skal igennem på telefonen. Du kan gøre dit for, at opkaldet bliver både overskueligt og hurtigt for kunden, ved at holde styr på følgende:

Gør det overskueligt og nemt for kunden

Det kan gå galt allerede fra start. Hvis det ikke fremgår tydeligt af jeres hjemmeside, hvem man skal ringe til og hvad nummeret er, kan kunden komme til at bruge lang tid på at søge rundt på jeres site. Det er ikke god kundeservice, hvis vigtige oplysninger såsom telefonnumre, ikke fremgår tydligt af hjemmesiden. Hvis I har forskellige numre, som kunden kan ringe til, skal det fremgå tydeligt hvilket nummer der skal ringes til i bestemte situationer. Giv eventuelt kunden mulighed for at ringe direkte til bestemte afdelinger via direkte telefonnumre på hjemmesiden. Hermed slipper kunden for at sidde i kø til den forkerte afdeling, og der spares tid i forhold til at I skal viderestille kunden.

For at minimere ventetiden for kunden, er det ligeledes vigtigt at I har et nemt og overskueligt tastesystem. Det må ikke være besværligt for kunden at taste sig frem til den rette afdeling, og det må heller ikke tage for lang tid. Med en logisk tastemenu kommer kunden hurtigere igennem til den rette afdeling, hvilket både er en fordel for kunden og jer.

Snakker du for meget?

Det handler om at gøre ventetiden for kunderne så kort som mulig, og det er derfor også vigtigt at der ikke er for meget tale inden kunden ryger i kø. Fortæl kort hvad kunden skal taste for at blive viderestillet til den rette afdeling. Gode tilbud eller andre beskeder som ”vidste du at …” kan du vente med at komme med, til kunden allerede sidder i kø. Saml det meste af informationen til det tidspunkt hvor kunden allerede venter – på den måde sparer kunden tid, og slipper derfor for at blive utålmodig.

Det er en god idé at informere kunden om frokosttider, hvis I ikke har folk siddende ved telefonerne i dette tidsrum. Denne information skal selvfølgelig komme som det første, så kunden ikke ender med at sidde i kø, for derefter at få at vide, at der går 30 min. før en ledig medarbejder vil være til stede. Du kan eventuelt lukke for telefonnummeret ved frokost, så kunderne ikke er i tvivl om, at der holdes frokost. Er du kunde her hos 5tel kan du nemt sætte automatiske åbningstider op, så beskeden kommer op som det første, når kunden ringer til jer i frokostpausen.

Få ventetiden til at føles kortere

For større virksomheder kan det være svært at gøre ventetiden kort for kunden. Det er dog vigtigt at kunden kan komme nemt og direkte i den rette kø, så ventetiden ikke er forgæves. Er ventetiden alligevel en smule lang, kan det være en fordel at underholde kunden, mens han eller hun venter. Én ting er hvor lang ventetiden er, en anden er hvor lang den føles som. Fortæl om gode tilbud, eller lad kunden høre god musik mens der ventes.

The post Minimér ventetiden for dine kunder appeared first on 5tel.

Hvordan skal virksomhed fremstå?

Det siger meget om dig og din virksomhed, hvilken musik kunden får i øret, når de må vente. Derudover betyder det meget om du har en velkomsthilsen til kunden, og om du lyder kedelig eller glad i dit telefonspeak. Da du ikke har mulighed for at kommunikere med kunderne direkte, har de ikke mulighed for at læse dig som person. Det er derfor vigtigt at du får afspejlet din og din virksomheds personlighed i dit omstillingssystem, så kunden får et godt indtryk af, hvem og hvordan din virksomhed er. Vil du fremstå som seriøs, munter, troværdig, hyggelig eller kedelig? Det er op til dig, og du kan påvirke hvad dine kunder tænker om dig og din virksomhed gennem dit omstillingssystem.

Ventemusik til de ventende kunder

Hvis der ofte er kø eller ventetid for kunderne, når de skal i kontakt med dig eller andre i virksomheden, kan det være en god idé med ventemusik. Det gør både ventetiden kortere og en smule mere hyggelig, hvis de har musik i røret frem for den kedelige og monotone bip-lyd.

Der er selvfølgelig forskel på hvilken musik, bestemte typer af virksomheder typisk vælger. Musikken fortæller, selvom du ikke tror det, lidt om hvad det er for en virksomhed man kommer i kontakt med. Vil du ikke fremstå som en meget seriøs og kedelig virksomhed, er det eksempelvis en dårlig idé at vælge operamusik som ventemusik til kunderne. Vil du fremstå som en frisk og hyggelig virksomhed, bør du i stedet gå efter musik, der signalerer dette. Vælg en sang med et godt beat, som får kunden til at rokke med til musikken. Det er hyggeligt og sjovt for kunderne at blive mødt at god musik, og det er ligeledes med til at give dem et godt indtryk af, hvem du er som virksomhed.

Brugervenligt tastesystem

Ud over at få god ventemusik i øret, er det ligeledes vigtigt for kunden, at det er nemt at komme i kontakt med den rette afdeling. Du kan gøre det nemt for kunden, ved at lave et nemt tastesystem til kunden. Hermed kan kunden selv taste sig frem til den rette afdeling. Det siger noget om dig og din virksomhed, hvis du har lavet en tastemenu, som både er nem og gennemskuelig for kunden. Lav ligeledes et telefonspeak, hvor du med en klar og tydelig stemme, forklarer kunderne om deres muligheder. Hvis du kan undgå det, bør du holde dig fra at tale med en lav og monoton stemme. Det er både kedeligt og trættende for kunden. Lav derimod et telefonspeak, hvor du taler klart og med en munter holdning. Det vil dine kunder uden tvivl sætte pris på.

Talebeskeder som breakere

Når du har styr på din ventemusik og tastemenuer, bør du overveje at gøre aktivt brug af talebeskeder som afspilles under ventetiden. Og nej, beskederne der afspilles her, behøver ikke at være i samme stil som dem du møder når du ringer til en offentlig myndighed – du kan sagtens sige andet, end at dine kunder kan klare sig selv og selv hente information på din hjemmeside. Vælger du en at benytte en uformel tone når folk ringer til dig, kan du eksempelvis bryde ventetiden op med små sjove facts om din virksomhed. Dermed kan du fange din kundes opmærksomhed, uden at virke påmasende. Gør du dette rigtigt, vil du derfor efterlade et godt indtryk af dig og din virksomhed.

The post Det siger dit omstillingssystem om dig appeared first on 5tel.